Politique du RISCC sur les conflits d’intérêts

1. Objet

La présente politique vise à définir le conflit d’intérêts, à décrire les cas où il peut se produire et à exposer les processus internes permettant de traiter les conflits d’intérêts réels ou potentiels.
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Cette politique aidera les membres du Conseil d’administration, les autres bénévoles et les employés du Réseau d’informations et soutien pour le cancer colorectal (ci-après le « RISCC ») à repérer et à éviter les conflits d’intérêts et permettra à ces mêmes personnes de traiter les conflits d’intérêts lorsqu’ils surviennent. Cette politique a été créée pour assurer le plus haut niveau de confiance du public et d’intégrité dans le travail du RISCC.
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2. Portée

La présente politique s’applique à tous les membres du Conseil d’administration du RISCC, aux autres bénévoles et à tous les employés.
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3. Politique

• Les personnes ne devraient pas participer en tant que bénévoles dans des situations où il sera difficile de maintenir la séparation entre les connaissances, les décisions et les intérêts du RISCC et leurs fonctions et intérêts dans une autre organisation.  
• Lorsque ces personnes travaillent bénévolement pour une autre organisation, les pratiques des donateurs du RISCC, les techniques et méthodologies de sollicitation spécifiques et la propriété intellectuelle ne doivent pas être partagées avec d’autres organisations.
• Les individus ne doivent pas donner des conseils confidentiels et préférentiels à un organisme qui pourraient entraîner en un avantage injuste dans un processus de subvention.
• Les personnes ne doivent pas réorienter ou promouvoir la désignation des dons des donateurs à d’autres fins que le travail stratégique du RISCC.
• Les personnes ne doivent pas identifier et rechercher des donateurs pour le compte d’une autre organisation en utilisant les connaissances ou les renseignements acquis auprès du RISCC.
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iii) Les personnes qui découvrent qu’elles se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts doivent prendre des mesures pour divulguer et restreindre leur participation au conflit d’intérêts.  

• Les personnes qui se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts, dans laquelle elles peuvent tirer un avantage financier personnel, soit personnellement, soit par l’intermédiaire de leur famille, doivent à la première occasion divulguer la nature de ce conflit d’intérêts. Une décision sera prise pour déterminer si le conflit doit être évité ou si le conflit déclaré peut se poursuivre lorsque les dispositions offrent des avantages évidents au RISCC et lorsque des mesures raisonnables peuvent être prises pour s’assurer qu’aucune autre partie ne peut être avantagée au détriment du RISCC.
• Lorsque des personnes se trouvent dans une situation de conflit d’intérêts réel ou perçu sur une question particulière à discuter et à décider, elles doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour se retirer du processus de prise de décision en ce qui concerne leurs rôles officiels au sein du RISCC ou leurs rôles dans la communauté.
• Même en l’absence d’un conflit d’intérêts technique tel que défini dans la présente politique, la possibilité de la perception d’un conflit d’intérêts doit être envisagée par toutes les parties concernées, en consultation avec la présidente (pour le Conseil) ou le superviseur (pour les employés). Il peut être conseillé de prendre des mesures supplémentaires pour éviter la perception d’un conflit d’intérêts.

4. Procédures

i) Il incombe à :
      -   la présidente du Conseil d’administration de s’assurer que les membres du Conseil d’administration comprennent et respectent la présente politique.
     -   la directrice générale de s’assurer que les employés et autres bénévoles comprennent et respectent cette politique.

ii) Lorsqu’un employé, un membre du Conseil d’administration ou un autre bénévole estime qu’il peut se trouver en situation de conflit d’intérêts, il doit immédiatement en informer la directrice générale ou, si cette dernière est concernée, la présidente du Conseil d’administration. La directrice générale ou la présidente du Conseil d’administration est seule habilitée à déterminer si une exemption à la présente politique doit être accordée. Si une telle décision est prise, un rapport sera présenté à la prochaine réunion du Conseil d’administration, décrivant les circonstances de la situation et les raisons de l’octroi de l’exemption. Afin de protéger les intérêts des personnes qui adressent un avis à la directrice générale ou à la présidente du Conseil d’administration, la confidentialité sera maintenue tout au long du processus, dans la mesure où cela est possible et approprié dans les circonstances.
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iii) Si l’on croit qu’un membre du Conseil d’administration ne s’est pas conformé à la présente politique, une enquête sera menée sous les auspices de la présidente du Conseil d’administration ou du Comité de gouvernance et des ressources humaines.
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iv) Si l’on croit qu’un employé ou un autre bénévole n’a pas respecté la présente politique, le président, le directeur des opérations ou la directrice générale peut mener une enquête. En cas de désaccord, le directeur des finances et des opérations ou la directrice générale déterminera la solution finale. Si l’affaire concerne le directeur des finances et des opérations, elle sera transmise directement par la partie concernée à la directrice générale. Si la question concerne la directrice générale, elle sera transmise à la présidente du Conseil d’administration pour examen.
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v) Le directeur des opérations établira le montant nominal en vigueur que le RISCC considère comme acceptables concernant les cadeaux personnels des commanditaires, donateurs, bénévoles ou fournisseurs. Présentement, tout cadeau de plus de 25 $ est interdit.

vi) Toute violation de cette politique sera considérée comme une affaire sérieuse et traitée immédiatement. Toute personne qui enfreint sciemment la Politique sur les conflits d’intérêts peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.
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